Vergleicht zuerst den benötigten Ablauf und die Kosten, ihn dauerhaft nutzbar zu halten. Individuelle Software lohnt sich, wenn wesentliche Anforderungen mit einem vorhandenen Produkt oder einer Konfiguration nicht sinnvoll erreichbar sind. Die zusätzliche Verantwortung muss sich begründen lassen.
Drei Wege vergleichen - Kaufen: Ein etabliertes Produkt deckt den Kernablauf ab. Prüft Preise bei Eurer erwarteten Nutzung, Datenexport, Rechte und Schnittstellen. - Konfigurieren oder verbinden: Das Produkt passt weitgehend, braucht aber Formulare, Automatisierung, Berichte oder Systemanbindungen. Klärt Eigentum und Pflege dieser Ergänzungen. - Individuell entwickeln: Ein besonderer Ablauf, eine Nutzererfahrung oder eine Integrationsanforderung rechtfertigt ein eigenes Produkt. Plant Betrieb und Weiterentwicklung mit ein.
Notiert die fünf wichtigsten Anforderungen. Haltet pro Option fest, was direkt unterstützt wird, einen Umweg braucht oder nicht möglich ist. Berücksichtigt Lizenzen, Migration, Support und Ausstieg. Ein niedrigerer Baupreis bedeutet nicht automatisch geringere Gesamtkosten.
KI ist eine eigene Entscheidung. Eine nachvollziehbare Regel, ein geprüftes Formular oder eine klassische Suche kann geeigneter sein als eine generierte Antwort. Fragt, was die KI verbessert und wie Ihr diesen Nutzen messen würdet.
Software Discovery hilft, eine Produktrichtung in einen belastbaren Umsetzungsumfang zu überführen. Braucht Ihr zuerst eine unabhängige Entscheidungshilfe, besprecht genau diese Frage.
Für das Gespräch: aktuelles Tool, ein Beispielablauf, die teuerste Einschränkung und die erwartete Nutzung. Vertrauliche Datensätze sind dafür nicht nötig.